Alfa Accountants en Adviseurs creëert duurzame wereld voor klant & medewerker

Alfa is een accountants- en adviseurskantoor dat landelijk actief is binnen de agrarische sector en het mkb. Ze staan in de top 10 van grootste accountantskantoren van Nederland en binnen de agrarische sector zijn ze een van de grootste. Alfa houdt haar klanten up-to-date van hun huidige financiële status en hun toekomstbeeld. Alfa stelt zich niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de financiële verslaglegging, ze voegt waarde toe door mee te denken met de klant en vooraf en tussentijds te adviseren in plaats van enkel achteraf. De accountants fungeren als sparringpartner, geven lopend advies en bieden flexibiliteit. Klanten ontvangen real-time informatie, tussentijdse rapportages, bijsturing en een forecast. Met 33 vestigingen en ruim 900 medewerkers is Alfa ‘Overal dichtbij’.

Op het hoofdkantoor in Wageningen werkt Paul van der Koore. Hij is programmamanager, functioneel beheerder en ICT-trainer. Momenteel houdt hij zich vooral bezig met de adoptie van Office 365. Door zijn 12,5 jaar ervaring binnen Alfa weet hij als geen ander hoe hij medewerkers meekrijgt in digitale veranderingen. Paul: “We trainen onze medewerkers zoveel mogelijk en laten ze meebewegen met digitale ontwikkelingen. De lange dienstverbanden van medewerkers (25 jaar in dienst is geen uitzondering bij ons) en dus een hoge gemiddelde leeftijd vormen uitdagingen op ICT-gebied. De overgang naar de cloud kan als ‘eng’ ervaren worden. Echter, ons beleidsplan is ICT-gedreven dus het is noodzaak dat iedereen dezelfde digitale vaardigheden ontwikkelt. Per kantoor en per individu matchen we een passend traject.”

Alfa weet brede financiële kennis te verbinden met specialistische branchekennis. Van melkveehouderij, akkerbouw, pluimveehouderij en glastuinbouw tot detailhandel en transport. Paul: “Een aantal kantoren blinken uit in een specifieke branche. Dat vormt zich op natuurlijke wijze door de omgeving waarin ze acteren. Zo adviseren we in Leeuwarden veel melkveehouders, in Naaldwijk veel tuinbouwers en focust onze vestiging in Aalsmeer zich op transport. Maar over het algemeen zijn onze accountants branchebreed gespecialiseerd. Dit hangt samen met ons bestuursmodel. We werken decentraal vanuit verschillende clusters verdeeld over het hele land. Het grote voordeel daarvan is dat we dichtbij de klant staan en lokale duurzame relaties opbouwen. We zijn op de hoogte van wat er speelt binnen de lokale gemeenschap doordat we deelnemen in lokale commissies en betrokken zijn bij lokale activiteiten van ondernemers.”

De kracht van kleinschaligheid vormt al jaren een van de speerpunten van de organisatie. In de loop der jaren is ook de verduurzaming van Alfa en van haar klanten onderdeel geworden van het beleid. Paul: “Hier in Wageningen, maar ook rondom andere Alfa-kantoren begeef je je midden in de prachtige natuur. Met duurzaamheidsprojecten dragen we ons steentje bij aan het in stand houden hiervan en om aan onze ambitie om de duurzaamste accountant van Nederland te zijn. De tuin in Wageningen is bijvoorbeeld volledig ecologisch verantwoord en er liggen op meerdere Alfa panden zonnepanelen op het dak. Om grote stappen te maken op duurzaamheidsgebied, hebben we sinds dit jaar een duurzaamheidsadviseur in dienst. Per kantoor wordt een duurzaamheidsplan opgesteld. Dit plan betreft de interne verduurzaming zoals het bouwen van een energieneutraal kantoor en het plaatsen van LED-verlichting. Maar ook hoe we duurzaam zaken kunnen doen en klanten met onze advisering kunnen ondersteunen met verduurzamen.”

De externe communicatie is ook in lijn met het bestuursmodel. Ieder kantoor vult de centrale nieuwsbrief aan met lokaal nieuws en meldt lokaal nieuws op de website van Alfa. Echter, het beheer van de sjablonen voor nieuwsbrieven en andere externe communicatie heeft Alfa wel gecentraliseerd. Paul: “We kunnen zelf alle sjablonen wijzigen en foutjes eenvoudig eruit halen. Het product spreekt voor zich, het is gebruiksvriendelijk en intuïtief. Ze snappen bij iWRITER dat je het niet moeilijker moet maken dan dat het is.”

Alfa werkt met 400 sjablonen. Alle sjablonen zijn gestandaardiseerd. Paul zet elke bouwsteen kant en klaar in een sjabloon. Een greep uit de sjablonen die Alfa-medewerkers gebruiken:

• Brieven
• Bespreekverslagen
• Notities
• Jaarverslagen

Alle collega’s hebben te maken met het werken in sjablonen. Een secretaresse kan met één druk op de knop een bespreekverslag opvragen in de juiste huisstijl. Een accountant kan dit doen met een jaarverslag. Het toevoegen van klantgegevens, zoals namen en adressen, is eenvoudig gedaan vanwege de koppeling met ons CRM-systeem.

Paul beveelt iWRITER zeker aan: “iWRITER werkt volledig naar wens. Door de koppeling met ons CRM-systeem AFAS worden de contactgegevens gemakkelijk geïmporteerd in het sjabloon. Als het document gereed is, staat het met één druk op de knop in ons archiefsysteem. De eenvoud van iWRITER siert het product en brengt ons de efficiëntie in werkprocessen waar we naar zochten.

Afgelopen jaar hebben we een papierreductie van 34% gerealiseerd, wat neerkomt op 1 miljoen printjes. Daarnaast is Alfa al een aantal jaren B Corp gecertificeerd. Dat betekent dat we onze winst op een maatschappelijk verantwoorde manier willen realiseren, met oog voor de drie P’s; people, planet en profit. Klanten waarderen onze duurzame kijk op de dienstverlening. We merken wel dat we meer klanten krijgen die zaken willen doen omdat we alles digitaal en duurzaam aanbieden.