iWRITER perfecte huisstijlmanagement tool voor multinational TenCate

TenCate is wereldwijd opgedeeld in 6 divisies, met ieder een eigen marketingstrategie, terwijl de corporate communicatiestrategie op de korte termijn het collectieve imago en op de lange termijn de collectieve reputatie van de onderneming bewaakt. Jaap: "Qua communicatie-uitingen was het vroeger nogal verbrokkeld en rommelig. Vijftien jaar geleden gebruikten de 30 productie- en kantoorlocaties van TenCate ieder een eigen huisstijl met adresgegevens, telefoonnummers, btw- en bankrekeningnummers, maar ook eigen websites en tal van andere uitingen. Er was toen nog geen centraal gereguleerde branding." In 2006 is daarom binnen TenCate een alles verbindend branding traject doorlopen. Het doel was om corporate huisstijlbewaking te laten verworden tot collectieve identiteitsprofilering door de divisies, omdat medewerkers leren begrijpen dat het veel visuele waarde oplevert. Herkenning en vertrouwen bij bestaande en potentiële klanten. Toen is gekozen om als wereldspeler – als een multinational met één gezicht – naar buiten te treden. Om hier structuur in aan te brengen had TenCate toen al software laten ontwikkelen om huisstijl-templates te kunnen beheren en gebruiken. Na verloop van de tijd was menigeen hierover niet langer tevreden: “Het oude systeem was te omslachtig geworden. Te log en weinig toegankelijk. De tijd had het ingehaald en het bleek verouderd. Daardoor was het draagvlak voor dat systeem langzaam maar zeker weggevallen."

In 2014 nam TenCate het besluit om over te stappen naar de cloud en daarmee op Microsoft Office 365. Jaap: “Dit was een mooie aanleiding om te bepalen hoe we onze corporate communicatie op een nog hoger plan konden uitrollen en beheren door een tool die werkt met Office 365. In die periode maakten we ook de overgang van corporate communicatie naar corporate marketing. De integrale aanpak, zo gezegd. Eenduidigheid was daarin de leidraad. Wat betreft de nieuwe tool is gebruiksgemak voorwaarde nummer één. Als een programma niet fijn is om te gebruiken, dan gaan mensen namelijk op zoek naar alternatieve oplossingen. Ook moet de tool logisch zijn en als vanzelf werken. Het voormalige systeem was niet volledig geïntegreerd in de oude Office-omgeving, je moest echt naar het hulpprogramma toe. Terwijl we het mensen juist zo makkelijk mogelijk willen maken, zodat ze het automatisch gebruiken. Dan verwordt onbewuste huisstijlbewaking werkelijk tot bewuste identiteitsprofilering.”

TenCate kwam vrijwel direct uit bij iWRITER. In samenspraak tussen de collega’s van de afdelingen Corporate marketing en Corporate IT is gekeken naar de mogelijkheden. “iWRITER is een goed alternatief gebleken. iWRITER oogt modern en passend’’. Na een professionele presentatie en demonstratie van het product was het team overtuigd. Jaap: ''Onmiddellijk wisten we: dit is een goed product dat ons gaat helpen’’. Roel vult aan: “Dat iWRITER de Best User Interface Award had gewonnen tijdens de Microsoft Office App Awards, speelde ook een grote rol bij de keuze voor een tool. Het feit dat iWRITER deze award heeft gewonnen, geeft aan dat het wel gebruiksvriendelijk móet zijn. Dit gaf de doorslag om een Proof of Concept (POC) te starten.” 

Na een proof of concept met iWRITER – waarbij het product door diverse internationale collega’s en afdelingen werd ervaren – besloot TenCate al snel om iWRITER te gaan inzetten voor iedereen. Jaap: "iWRITER is een uitstekend product en ziet er toegankelijk en overzichtelijk uit. Het past goed binnen Microsoft Office 365 en werkt enorm handig. Het helpt bij de profilering van de visuele identiteit en je kunt hiermee multiple identities heel goed neerzetten. Zoals die van de zes divisies en overige dochterondernemingen". Roel vult aan: “Vooral het gemak in gebruik vind ik heel sterk, iedereen binnen elke laag van de organisatie kan met dit systeem werken. Daarnaast ben je met iWRITER verzekerd van de laatste en beste techniek en een perfecte integratie met Microsoft Office’’.