Waar vroeger iedere organisatie gestandaardiseerde brieven drukte op hun eigen briefpapier, kunnen we nu met één druk op de knop een e-mail voorzien van de juiste lay-out, eventueel een routebeschrijving of een handtekening. Dit kun je makkelijk doen door middel van een e-mailtemplate of e-mail template in Outlook.
Professionele en consistente klantcommunicatie
E-mailtemplates in Outlook helpen jouw bedrijf om de consistentie en professionaliteit van je klantcommunicatie te waarborgen. Het vastleggen van een goed doordachte, eenduidige huisstijl in e-mail templates in Outlook zorgt voor een sterkere geloofwaardigheid en kwaliteitsbesef bij klanten. Daarnaast verlaagt het gebruik van een Outlook template of template de kans op bijvoorbeeld verkeerde en foutieve klantgegevens door het koppelen van gegevens uit bijvoorbeeld Microsoft Office 365 Contacten.
Naast het feit dat standaardisatie door middel van Outlook templates aan consistentie bijdraagt, zal dit ook de efficiëntie verhogen. Waar voorheen briefpapier het logo en de huisstijl van een bedrijf bevatte, zorgt een e-mailtemplate voor deze standaard lay-out. Dit voorkomt dat je keer op keer veel tijd moet steken in het juist invoegen van standaard teksten, het logo, een routebeschrijving of een digitale handtekening. Door het vastleggen van de lay-out en inhoud van jouw e-mails kun je dan ook veel tijd besparen.
Tijdbesparing door templates
Doordat je een e-mailtemplate oneindig vaak kunt gebruiken, kan het je dus veel tijd besparen. Ook niet onbelangrijk is het gevolg van deze herhaling. Door het herhaaldelijk gebruik en de unieke huisstijl en opmaak van de e-mails neemt de herkenbaarheid voor klanten en relaties toe en bouw je sneller vertrouwen op.
E-mailhandtekening in Outlook
Waar veelal over de digitale of elektronische handtekening gesproken wordt als een digitale vervanger van de handgeschreven ondertekening, kan de digitale handtekening ook verwijzen naar een e-mail handtekening in Outlook. Deze handtekening functioneert als herkenbare afsluiting of ondertekening van alle digitale communicatie. De herkenbaarheid van de handtekening kan een belangrijke rol spelen in het profileren van je Corporate Identity (bedrijfsimago). Een uniforme handtekening voor alle afdelingen en vestigingen van je organisatie zorgt voor een professionele en vooral herkenbare ondertekening. Om deze voordelen effectief te benutten kan je de unieke huisstijl van je organisatie verwerken in de ondertekening door lettertype, titels en logo’s hierin te verwerken.
Deze ondertekeningen kun je vastleggen middels Office 365 signature management voor gepersonaliseerde e-mails en in e-mail templates in Outlook zodat je gestandaardiseerde communicatie altijd de juiste ondertekening bevat.
Lees meer over het standaardiseren en personaliseren met templates.
Toepassingen Outlook templates
Voor het onderhouden van efficiënte, consistente en vooral professionele klantcommunicatie zijn Outlook templates en e-mail handtekeningen dus onmisbaar. Echter, veel bedrijven ervaren vaak problemen met het aanmaken en beheren van de templates. Daarom biedt iWRITER uitkomst in het eenvoudig creëren en beheren van al jouw templates en e-mail handtekeningen in Outlook met jouw eigen unieke huisstijl.
