Geen verandering zonder goede voorbereiding

Veranderingen binnen organisaties verlopen helaas vaak niet zo vlekkeloos als van tevoren gedacht werd. Sterker nog, veel IT-projecten falen omdat medewerkers niet direct het nut inzien van de tool. Willen, kunnen en mogen veranderen zijn randvoorwaarden voor medewerkers om hun gedrag te veranderen. Of je nu een nieuw CRM-systeem wilt doorvoeren of een nieuwe tool wilt toevoegen aan Office 365, medewerkers moeten als eerste gaan beseffen dat de ze door de verandering beter, sneller of gemakkelijker gaan werken. Verandering kost hierdoor tijd, moeite en energie.

Wij weten hoe moeilijk het is om gedrag van mensen in organisaties te veranderen. Ze gedragen zich pas anders als zij een goede reden zien, als ze de urgentie voelen en de meerwaarde erkennen. iWRITER 365 doorvoeren in je organisatie brengt ook veranderingen met zich mee. Medewerkers moeten op een andere manier documenten creëren. Een manier die aan het eind van de streep een grote tijdsbesparing oplevert.

Een succesvolle gedragsverandering bewerkstellig je aan de hand van drie fasen. Het gedrag van medewerkers binnen grote organisaties veranderen vergt een zorgvuldige voorbereiding, planning en uitvoering. Dit bereik je door de drie fasen van de AAA-adoptiestrategie te doorlopen.

In de eerste fase van deze strategie staat het creëren van inzicht en begrip en het inspireren van de medewerkers centraal. Je belangrijkste opdracht is het uitleggen van het nut en de noodzaak van bijvoorbeeld een nieuwe tool. Wanneer je collega’s het belang van de nieuwe manier van werken inzien, ga je in de tweede fase verschillende groepen binnen de organisatie laten werken met de applicatie. Dit doe je in pilots, door communicatie en training en aanvullende doelgerichte activiteiten. In de derde en laatste fase van de verandering, worden use cases breed geïmplementeerd binnen de organisatie. De pilots worden opgeschaald naar alle medewerkers en de successen worden vastgelegd in de best practices. De verandering kan als succesvol beschouwd worden als medewerkers zijn getraind en begeleid en de nieuwe manier van werken omarmen. Het resultaat van de adoptiestrategie is dat medewerkers de tool dagelijks gebruiken en er vertrouwd mee raken en medewerkers zelf in de tool gaan geloven.

Wil je meer weten over de AAA-adoptiestrategie? We leggen deze strategie uitgebreid uit in onze whitepaper ‘In drie stappen naar adoptie van Office 365’.