Waarom template management onmisbaar is bij de rebranding van jouw merk.

Iedereen in jouw organisatie heeft de beste bedoelingen met deze documenten en presentaties, maar de huisstijl staat niet bij iedereen hoog in de prioriteitenlijst. Tot ergernis van jou en jouw marketingcollega’s. En nu de rebranding van je merk op de planning staat, wil je dat vanaf nu wel iedereen de juiste huisstijlelementen gebruikt. Maar hoe ga je dat doen?

Bij een rebranding ben je volop bezig met nieuwe logo’s, lettertypes en andere huisstijlelementen. Met professionals die hierin gespecialiseerd zijn. Uiteraard kost dit je veel tijd, want een rebranding moet je wel goed en zorgvuldig doen. De grootste uitdaging begint bij het implementeren van het nieuwe merk. Hoe zorg je ervoor dat iedereen de juiste huisstijlelementen gebruikt en vooral – blijft gebruiken?

In jouw organisatie wordt nu ook vast gebruik gemaakt van templates. Bijvoorbeeld een standaardbrief, een PowerPointpresentatie of een emailhandtekening. Maar kun je deze ook terugvinden op één plek? En worden deze templates ook bijgewerkt als er inhoudelijk dingen veranderen, zoals vestigingsadressen? En hoe zorg je ervoor dat iedereen de juiste templates gebruikt? Kortom, de huisstijl uitrollen in je organisatie is wellicht iets complexer dan van tevoren gedacht.

Gelukkig kun je met een template management tool al deze problemen tackelen. Je hebt hiermee één centrale plek waar al je templates staan en waar je de templates beheert en ontwerpt. Wil je een nieuw template toevoegen of een oud template aanpassen? Geen probleem! Zodra het template af is, kan iedereen het direct gebruiken. Nog een voordeel van template management tooling: je kunt rechten toekennen aan de templates, waardoor je alleen de voor jou relevante templates ziet. Sales ziet dus niet de arbeidsovereenkomsten en HR ziet niet de salespresentaties. Lekker overzichtelijk zo.

Terug naar je rebranding. Je begint immers met de huisstijlelementen die veranderen. De logo’s, briefontwerpen, maar wellicht ook een nieuwe naam of tagline. Als je alle elementen hebt laten ontwerpen en hebt verzameld, is het tijd voor een huisstijlhandboek. Hierin verzamel je alle informatie over kleurgebruik, logo’s, maar ook de verschillen tussen de divisies. Als het huisstijlhandboek compleet is, is het tijd voor de volgende stap: de templates maken. De templates maak je direct in Word of PowerPoint met een template management tool, zonder een moeilijk programma. Je hebt het ontwerpen dus zo onder de knie. 

Ook zonder een template management tool zul je vast en zeker aan de slag gaan met nieuwe templates. Alleen het gevaar van dit soort templates is dat ze netjes één keer gebruikt worden, maar vervolgens een bestaand document gebruikt wordt. Want ja, dat is toch makkelijker?  Zo raakt jouw zorgvuldig bedachte rebranding langzaam in de vergetelheid. Kies er daarom voor om templates centraal op te stellen en vervolgens met iedereen te delen.

Met template management tooling is niet alleen het beheren en ontwerpen van templates makkelijker, ook het gebruiken van templates wordt eenvoudiger. Een groot voordeel van template management is het integreren van de juiste data, logo’s en andere elementen die per document kunnen verschillen. Denk bijvoorbeeld aan lokale vestigingsadressen: per vestiging wordt het juiste adres automatisch toegevoegd aan je document. Template management scheelt je dus veel tijd en voorkomt fouten en slordigheden.

Zijn alle templates klaar voor gebruik? Dan is het tijd om intern de nieuwe huisstijl aan te kondigen. Informeer iedereen binnen de organisatie over de rebranding en dat alle templates vervangen zijn. Daarnaast is dit een goed moment om template management aan de gebruikers te introduceren. Toon het gemak van snel een template selecteren, eenvoudig data integreren en vooral: nooit meer puzzelen of het logo goed staat.

Na deze introductie communiceer je de rebranding naar buiten toe en is het tijd om ook zelf consistent aan de slag te gaan. Jij bent met je collega’s van marketingcommunicatie niet alleen initiator, maar ook een voorbeeld. Als jullie gebruik maken van de nieuwe templates en dit enthousiasme intern delen, dan zul je zien dat in no-time iedereen gebruik maakt van de templates en de template management tool. Het gevolg: documenten en presentaties die er geweldig uitzien - en dat ook blijven, door de jaren heen. Dat is het voordeel van template management voor je branding, waarbij alle huisstijlwijzigingen automatisch doorgevoerd worden.  Dus, waar wacht je nog op? Vraag een demo aan.