6 do’s bij het introduceren van een nieuwe Office 365 tool

De basis van het introduceren van een nieuwe tool is de use case. In deze case beschrijf je hoe medewerkers willen samenwerken en hoe Office 365 applicaties hierbij worden ingezet. Stel dat OneNote de nieuwe tool is die je wilt introduceren. In de use case ‘slimmer vergaderen’ leg je uit hoe OneNote hierbij gaat ondersteunen, zoals weergegeven in onderstaande visual. Dit is een praktische manier van het nut van de tool uitleggen, omdat de use case is gebaseerd op een actuele situatie binnen jouw organisatie. Het is makkelijk toepasbaar en herkenbaar. De use case heb je opgesteld op basis van input van je collega’s over de gewenste manier van werken. Bij vragen leg je de effectiviteit van de tool uit aan de hand van deze use case. De behoefte binnen de organisatie maakt de use case je uitgangspunt bij het introduceren van de nieuwe tool.

Selecteer innovatieve medewerkers binnen jouw organisatie die het leuk vinden om de nieuwe tool actief te verspreiden. Deze ambassadeurs zet je in om de rest van de organisatie te enthousiasmeren over de nieuwe tool. Ze leveren een belangrijke bijdrage aan het motiveren en begeleiden van collega’s om te werken met de tool. De ambassadeurs staan dicht bij de medewerkers, kennen hun behoeften en merken waar dingen haperen en weerstand ontstaat.

Een pilot werkt perfect om de nieuwe tool te testen binnen de organisatie. De ambassadeurs fungeren in de pilot als voorlopers om een kleinschalige pilot uit te voeren en te experimenteren met de use case. Om het gebruik te stimuleren rondom de use case, is het zinvol om een zo breed mogelijke afspiegeling van de organisatie bij de pilot te betrekken. Door te werken vanuit de use case laat je eindgebruikers de transformatie zelf vormgeven. Uit de pilot blijkt of de nieuwe tool succesvol is en geschikt voor jouw organisatie.

Wanneer je de succesvolle pilot gaat opschalen voor de gehele organisatie, laat dit moment dan niet ongemerkt voorbijgaan. Markeer het moment met een kick-off. Hiervoor kun je een feestelijke livegang organiseren om alle medewerkers kennis te laten maken met de tool. Zo wordt het belang ervan binnen de organisatie benadrukt en zijn medewerkers sneller geneigd om ermee te werken.

Gebruik de pilot om te achterhalen in welke mate en vorm er training nodig is. Denk na over vragen als: ‘Trainen we iedereen of alleen specifieke groepen?’. Op basis van de behoefte, richt je de training en begeleiding in. Op dit moment werken er tot vijf generaties binnen een organisatie. De jongste generatie zal direct aan de slag gaan met de tool, terwijl de oudste generatie juist meer behoefte heeft aan training om het zich eigen te maken. Zorg er in ieder geval voor dat medewerkers ergens terecht kunnen als ze vragen hebben. Richt hiervoor een online support community in op SharePoint of Yammer.

De nieuwe tool moet top-of-mind zijn bij jouw collega’s, anders gaan ze er niet mee werken. Activeer en enthousiasmeer medewerkers om de tool actief te gaan gebruiken. Inspirerende en aansprekende communicatie is hierbij onmisbaar. Communiceer via verschillende kanalen over de nieuwe tool om deze actueel te houden. Een van deze kanalen is de mond-tot-mond reclame die de ambassadeurs voor je realiseren. Ook promotie van de tool via Yammer, in meetings, presentaties en interactieve sessies draagt bij aan het gebruik. Een juiste mix van kanalen en de kracht van herhaling is doorslaggevend bij het introduceren van een tool.