Word document bijna kant en klaar
Word templates zou je eigenlijk kunnen zien als Word documenten die bijna klaar zijn. De gestandaardiseerde informatie zoals standaard teksten, lettertypes, logo’s en andere huisstijlkenmerken zijn dan al in het document opgenomen. Soms is dat al voldoende, zoals bij een automatische standaard reactie. In de andere gevallen is jouw ‘persoonlijke touch’ het enige wat het document nog nodig heeft. Dit kan variëren van het aanpassen van persoonsgegevens en de datum tot een persoonlijke boodschap of prijsopgave, bijvoorbeeld bij een offerte template. Bij het maken van Word templates is het daarom van belang dat je goed nadenkt over welke teksten je wilt standaardiseren of personaliseren.
Wanneer pas je Word templates toe?
De toepasbaarheid van Word templates is veelzijdig. Voor bijna ieder document kun je een gestandaardiseerd jasje creëren. Er is vrijwel geen document in jouw organisatie zonder huisstijlkenmerken en veel documenten bevatten veelvoudig gebruikte teksten die je bijna kunt dromen. Daarnaast dragen gestandaardiseerde elementen bij aan de kwaliteit en effectiviteit van communicatie. Voorbeelden van templates zijn:
- Algemene brief template
- Rapport template
- Contract template
- Offerte template
- Factuur template
- Opdrachtbevestiging template
- Notulen template
- Etc…
Efficiënt Word templates maken
Word templates zou je in principe dus voor allerlei soorten documenten kunnen maken, mits deze vaker gebruikt worden binnen de organisatie. Door het toepassen van een slimme tool als iWRITER die gebruik maakt van eenvoudige invulvelden, maak je het creëren van zowel een Word template als een Word document op basis van dit template erg gemakkelijk. Door het gebruik van bouwstenen met automatische invulvelden, handtekeningen en routebeschrijving(en) maak je jouw documenten in een oogwenk ;).
