Productiever werken in Office 365 met Artificial Intelligence

Artificial Intelligence toegepast op Office 365 houdt in dat de gebruiker uitleg en begeleiding ontvangt in de applicatie zelf. Alle informatie die met het product te maken heeft, wordt verweven in het product zelf. Als je in de applicatie aan het werk bent, ontvang je ondersteunende informatie. Dit kan zijn in de vorm van een introductie, suggestie, een tip of een video. De meest gebruikte Office 365 programma’s zijn Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Je kunt Artificial Intelligence in deze programma’s zien als je persoonlijke assistent en adviseur. Ik beschrijf een aantal praktische voorbeelden hoe dit in de praktijk in Office eruit gaat zien.

Outlook gaat je proactief ondersteunen bij de taken die je verricht en de doelstellingen die je wilt bereiken. In Outlook heb je in het verleden data verzameld, zoals meetings, veelgebruikte functionaliteiten en e-mailverkeer. Zelflerende systemen ondersteunen je op basis van de verzamelde data in het optimaal gebruikmaken van Outlook. Outlook zal bijvoorbeeld uit zichzelf activiteiten gaan voorstellen. Activiteiten worden gebaseerd op eerder uitgevoerde handelingen, zoals meetings die in je agenda staan en de manier waarop je samenwerkt. Ook zal Outlook hierbij (net als e-mails nu) bepalen welke meetings prioriteit hebben en welke niet.

Als een collega je bijvoorbeeld uitnodigt voor een meeting van een uur, stelt Outlook voor op basis van data uit het verleden om de meeting 45 minuten te laten duren. Of als je uitgenodigd wordt voor een afspraak en dat moment je niet schikt, stelt Outlook een andere data voor waarop alle deelnemers beschikbaar zijn. Op basis van informatie uit het verleden plant Outlook dus effectiever meetings. Outlook helpt je ook effectiever en veiliger bestanden te versturen. Als je een bijlage toevoegt aan een e-mail, geeft Outlook aan dat een veiligere optie is om het bestand met behulp van OneDrive te versturen.

In Word gaat Artificial Intelligence ook een grotere rol innemen. Word geeft je met behulp van data bijvoorbeeld advies over genderneutraliteit. De woorden ‘verpleegster’ en ‘verpleger’ zijn bijvoorbeeld niet genderneutraal. Word stelt voor om in plaats daarvan het genderneutrale woord verpleegkundige te gebruiken.

Op basis van gedrag ontvang je in Word pushberichten met advies. Als Word een patroon ontdekt in het opstellen van documenten, stelt het programma zelf voor om een sjabloon te gebruiken. Word kan gekoppeld zijn aan templatemanagementsoftware als iWRITER en haalt data op uit CRM-systemen. Word kan herkennen dat je veel communiceert met een selectie klanten en voorstellen om automatisch contactgegevens in het document te laden.

Artificial Intelligence is ook van toepassing op PowerPoint. Als een gebruiker dia’s opmaakt, stelt PowerPoint verschillende designs voor. Een gebruiker heeft keuze uit een aantal voorbeelden met afbeeldingen of tekst. Artificial Intelligence helpt je tevens in Excel. Grafieken of diagrammen die je in Excel plot, komen mogelijk in een andere vorm beter tot hun recht. Excel stelt bijvoorbeeld voor om een cirkeldiagram in plaats van een staafdiagram te gebruiken.

Artificial Intelligence bevordert de productiviteit en veiligheid en zal de komende jaren steeds verder ontwikkeld worden. Uit de voorbeelden blijkt dat de Office 365-gebruiker hier veel voordeel uit kan halen. Wil je meer lezen over de invloeden van Artificial Intelligence op Office 365 en de verandering van de digitale werkplek naar het moderne werkleven? Download de whitepaper ‘van digital workplace naar modern worklife’.