Wat is jouw Office 365 applicatie strategie?

Een hulpmiddel om de wensen en behoeften van de verschillende lagen binnen een organisatie in kaart te brengen, is de DOELGROEPEN-PIRAMIDE. Deze piramide gaat uit van drie lagen: het individu, het team en de organisatie. De use cases vormen je uitgangspunt, hierin heb je eerder beschreven hoe medewerkers willen samenwerken. Denk aan: slimmer vergaderen, samenwerken aan documenten of agile werken in een project. Aan de hand van de use cases bepaal je welke Office 365-applicaties passen bij de verschillende doelgroepen en hoe zij het beste kunnen worden ingezet.

De eerste laag in de piramide bestaat uit individuele medewerkers. Je biedt hen applicaties aan waardoor ze efficiënter kunnen werken. Met OneDrive kan iedere medewerker documenten altijd benaderen en via een link gemakkelijk delen. Verder verhogen apps als Taken en To-Do je persoonlijke productiviteit door activiteiten en takenlijsten aan te maken en bij te houden. Delve helpt je bij het vinden van informatie die voor jou relevant is.

De tweede laag in de piramide bestaat uit de applicaties die nuttig zijn om in een project, binnen een team of een afdeling toe te passen. Voorbeelden zijn SharePoint en Teams, waarmee je op de door jouw gewenste manier kunt samenwerken. De keuze is enorm en hangt af van verschillende factoren. Denk bijvoorbeeld na over de manier waarop je met elkaar wilt communiceren. Zijn hier externen bij betrokken, of alleen medewerkers? Gaat samenwerking met name over documenten of is dit breder?

De derde laag in de piramide bestaat uit applicaties waarmee je nieuws, kennis en informatie met de hele organisatie deelt. Organisaties maken vaak gebruik van een intranet gebaseerd op SharePoint. Yammer wordt gebruikt om kennis te delen over organisatiegrenzen heen. Daarnaast is er de mogelijkheid om externe applicaties te integreren, zoals bijvoorbeeld iWRITER 365: een tool waarmee gemakkelijk templates gemaakt en beheerd worden. Hierdoor communiceert de hele organisatie in dezelfde corporate stijl. iWRITER 365 sluit naadloos aan op Microsoft Office en Teams.

Probeer er ook voor te zorgen dat je applicaties die je kiest, goed te integreren zijn. Op het intranet kun je bijvoorbeeld doorverwijzen of linken naar Teams of SharePoint. Vanuit de ene applicatie is het dan makkelijk om in de andere applicatie te komen. Het doel hiervan is dat de digitale werkplek één geheel is en geen ratjetoe van aan elkaar geplakte applicaties.

De doelgroepen-piramide is onderdeel van het succesvol vernieuwen van de digitale werkplek. Ben je benieuwd hoe je een volledige adoptie van Office 365 bereikt? Wil je dat medewerkers de nieuwe manier van werken omarmen? Lees het in de whitepaper ‘In drie stappen naar adoptie van Office 365’.